La gestion des processus et la gestion de documents sont liées fonctionnellement et intégrées dans ce qui est appelé l'E.C.M.
Les processus peuvent être de natures diverses : traitement des commandes, validation des factures, traitement des dysfonctionnements, production industrielle. L'E.C.M. est l'outil parfait pour accompagner la mise en place d'une normalisation ISO 9000.
Archi-Mède s'appuie sur sa coopération étroite avec ITN47, spécialisée dans l'E.C.M. (conseil, vente, installation, paramétrage, formation, support technique, …).
ITN47 est partenaire de la société internationale Cincom pour le grand Sud-Ouest et assure la diffusion du progiciel Cincom ECM.
Pour permettre le déroulement des processus d'entreprise, un accès rapide et automatique aux documents électroniques est nécessaire. Le processus sollicite alors la partie G.E.D. de l'E.C.M.
La gestion électronique des documents (G.E.D.) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des documents électroniques.
Ce que nous appelons « archivage électronique » vise à stocker, pérenniser et consulter si besoin les documents dits « morts ». C'est le correspondant numérique de la boîte d'archives.
Archi-Mède propose un service d'archivage électronique « en ligne » permettant un accès aux documents numériques via Internet.
La G.E.D. qui inclut ou fait appel à un module d'archivage électronique va aussi gérer le document « vivant ». Elle permet alors un suivi du document durant son cycle complet de vie.
Le principe de base de la G.E.D. est d'associer chaque ficher numérique à une fiche d'indexation permettant grâce à une combinaison de critères ou une recherche sur le contenu de retrouver facilement et rapidement le document dont on a besoin, dans sa dernière version.
Une statistique nationale dit que 20% du temps d'un salarié ou employé est consacré à trouver l'information dont il a besoin pour travailler.
L'emploi d'une G.E.D. représente alors un gain en productivité considérable.
Par la mise en commun des documents de l'entreprise (ou partie selon la confidentialité), la G.E.D. est de fait un outil de travail collaboratif.
La G.E.D. est l'outil naturellement associé à une stratégie de numérisation (transformation de documents papier en fichiers numériques).
Comment classe-t-on les documents après numérisation pour être sûr de les retrouver rapidement si nécessaire et, en particulier lorsque ce sont des documents vivants, c'est-à-dire susceptibles d'être fréquemment consultés?
Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents :
- La capture de données sur supports physiques (numérisation).
- L'indexation des fichiers numériques c'est-à-dire l'association entre fichiers et critères de référencement.
- La diffusion, modification par création d'une nouvelle version, validation.
- Le stockage permettant la consultation ou l'impression.
